Capacitacion Notariado y Registro

miércoles, octubre 11, 2006

Correcciones, escrituras aclaratorias, escrituras de cancelación

La escritura pública puede ser objeto de corrección por errores materiales, de concepto o por omisiones cometidas por el propio notario o por alguno de sus empleados. Ante los errores cometidos en cualquiera de las etapas de las escrituras públicas, se plantean varias alternativas:
La doctrina notarial (VI convención notarial, Buenos Aires, 1976) sostiene que "las escrituras rectificatorias son aquellas que tienen por objeto corregir el error en que se incurrió, sea éste material o conceptual, sea que se encuentre indistintamente en las enunciaciones del escribano, en las manifestaciones de las partes, o en ambas a la vez". Dichas escrituras "deben otorgarse con la concurrencia de todos los intervinientes al acto originario o sus sucesores, cuando se afecten aspectos esenciales del contrato. Caso contrario, será suficiente la comparecencia unilateral de la parte que resulte interesada en el acto que debe ser aclarado, rectificado o complementado"
El decreto ley 960 de 1970, en sus artículos 101 a 104, describe en detalle el procedimiento de corrección, que también es materia de estudio en el decreto 2148 de 1983, artículo 48 al 52 .
El artículo 101 del estatuto notarial se ocupa de los errores cometidos antes de la firma de la escritura, y describe minuciosamente el procedimiento a seguir. Sin duda, este es uno de los artículos del estatuto notarial que merece ser reformado, no por la forma en la que fue concebido y redactado, sino por los efectos de los avances tecnológicos, que han hecho posible corregir un documento antes de que conste en papel notarial. Colombia no es uno de los países a la vanguardia de la modernización notarial, pero los ingresos de las notarías (tanto las subsidiadas como aquellas que no lo son) permiten suponer que todas cuentan al menos con un computador personal y una impresora. De todas formas, el procedimiento descrito en este artículo puede ser útil para corregir errores aritméticos y numéricos que se encuentren después de la firma de la escritura (art. 103 estatuto notarial)
Después de la autorización de la escritura, cualquier corrección debe hacerse por medio de escritura pública, (artículo 102), pero respetando lo dispuesto por el artículo 48 del decreto 2148 de 1983: Si se pretende cambiar alguno de los elementos esenciales del negocio jurídico no es posible autorizar escritura de corrección ni aclaratoria, y se debe cancelar o dejar sin efecto la anterior, por medio de una nueva. Por ejemplo, si existen errores en el documento de identificación de alguno de los otorgantes o en el nombre, o en el número del folio de matrícula inmobiliaria, es necesario autorizar una nueva escritura pública. De igual forma se debe proceder si los intervinientes quieren incluir nuevos bienes en el objeto del contrato.
En el evento en que se cometan errores en la fecha, el nombre del funcionario que suscribió el instrumento, o en el número de la escritura, el notario puede hacer la corrección dejando constancia al margen de la matriz el motivo por el cual se realizó la corrección. Se debe indicar de igual forma la fecha en la cual se realizó dicha corrección, en una nota marginal suscrita por el notario. Si se ha cumplido con el trámite del registro, se deberá expedir un certificado en el que conste la corrección realizada para que se proceda a realizar en el registro la anotación a quehubiere lugar. Cuando se omitiere hacer referencia a los comprobantes fiscales, el notario podrá anotarlos en cualquier tiempo, dejando constancia con su firma. Estas correcciones se realizan sin escritura aclaratoria.

La Corte Suprema de Justicia, se ha manifestado con respecto a este tema y ha sido muy estricta en la interpretación que se le debe dar a la norma al momento de realizar las correcciones. Se expresa que los únicos errores susceptibles de ser enmendados, tratándose de un acto unilateral son aquellos que se califican como lapsus calami o errores de pluma, los cuales no tienen ninguna incidencia en los requisitos esenciales del negocio jurídico, ni en los sujetos que intervinieron en él o en la cosa que se dispuso.
Así la Corte expresa reiterando lo manifestado en sentencia del 13 de febrero de 1991 que: "Las escrituras de aclaración simplemente tienen una finalidad explicativa. Limítanse, en efecto, a elucidar los errores en que pudieron haber incurrido quienes intervinieron en su extensión. Y no más errores que los que expresamente mencionados en la citada legislación (artículo 103 del Decreto 960 de 1970). En este orden de ideas, no cabe utilizarlas para distorsionar, alterar, modificar, ni suplantar los actos que se pretenden con ellas corregir. El acto o contrato corregido sigue siendo sustancialmente el mismo; o, lo que es igual, el acto aclaratorio no podría ir jamás contra la voluntad que inspira al corregido o aclarado, pues en tal caso será forzoso cancelar la anterior y extender una nueva".
La importancia de las correcciones, implica un extremo cuidado y diligencia a la hora de extender la escritura. con base en la documentación existente, es decir, con el debido soporte que garantice la fidelidad de la información. Es importante tener en cuenta que lo que puede ser objeto de corrección está limitado a lo que estipule expresamente la norma. Cada caso tiene un tratamiento particular el cual debe seguirse al momento de realizar cualquier tipo de corrección.
Así, las escrituras aclaratorias se deben apoyar necesariamente en que debe tratarse de un error de transcripción en la nomenclatura, la denominación o la descripción del inmueble, la cita de su cédula catastral, o en el nombre o apellido de los otorgantes; el yerro debe ser manifiesto y debe haber constancia de dicho error; además, quien pretenda hacer la aclaración debe acreditar previamente que es el titular de aquel y la aclaración que se realice, bajo ninguna circunstancia debe alterar el alcance y contenido esencial de lo establecido en el contrato.
Antes de autorizar una escritura aclaratoria, debe el notario cumplir lo dispuesto por el artículo 7 de la ley 810 de 2003, que le prohibe autorizar escrituras de aclaración de linderos sobre inmuebles que linden con zonas de bajamar, parques naturales o cualquier bien de uso público. Esto sólo debe hacerse con la autorización expresa de la autoridad competente.
Correcciones del estado civil
El artículo 91 del estatuto de registro del estado civil (modificado por el artículo 4 del decreto 999 de 1988) dispone que el funcionario encargado del registro puede modificar, a solicitud del interesado, los errores de transcripción, ortográficos y aquellos que se establezcan con la comparación del documento antecedente o con la sola lectura del folio. Los errores presentados en la inscripción diferentes a los que acabamos de mencionar, se corrigen por escritura pública, en la que expresará el otorgante las razones de la corrección y protocolizará los documentos que la fundamenten.

Para el cambio de nombre, se requiere también el otorgamiento de escritura pública por el propio inscrito. Puede hacerlo por una sola vez, para modificar, sustituir, rectificar, corregir o adicionar el nombre.
En los casos anteriores, no sobra resaltar la importancia de una comunicación eficiente entre el notario y la Registraduría Nacional del Estado Civil, que constitucionalmente está encargada de dirigir la prestación del servicio de registro del estado civil. Con certeza, llegará el momento en el cual los cambios que realice el notario en los registros civiles que guarda en su protocolo, sean notificados en segundos a la base de datos de la Registraduría.
Cancelación de escrituras
El estatuto notarial dispone que la cancelación de una escritura puede hacerse por declaración de los interesados o por decisión judicial en los casos de Ley. En el primer caso, firman la escritura quienes firmaron la que se va a cancelar. En este caso se exceptúan las hipotecas, que se cancelan con la firma del acreedor hipotecario. Cuando en la escritura de hipoteca consten las obligaciones (mutuos), y el acreedor las haya cedido, es necesario presentar la primera copia que presta mérito ejecutivo, para acreditar la titularidad del cesionario que cancela.
En las hipotecas, la ley autoriza que se haga escritura pública de cancelación ante un notario diferente de quien se realizó la escritura que se va a cancelar, siempre y cuando el notario expida un certificado con destino al segundo para que ante éste se protocolice y con base en él se produzca la nota de cancelación. De todas formas, el sentido común aconseja realizar la escritura de cancelación en la notaría donde se autorizó la escritura que se quiere cancelar.
En un concepto de 9 de junio de 2004, la Oficina Asesora Juridica de la Superintendencia se pronunció sobre la posibilidad de cancelar una escritura de donación, cuando el donante ha muerto. Por evidentes razones, el donante está en la incapacidad absoluta de revocar su donación, por lo cual no es posible cancelar dicha escritura en las condiciones descritas.